Empfangs- und Vertretungskraft / Sekretär (m/w/d)

FrankfurtRheinMain ist eine der wirtschaftlich bedeutendsten Metropolregionen in Europa und damit ein Magnet für viele Menschen. Der Regionalverband FrankfurtRheinMain kümmert sich darum, dass sich die Metropolregion auch weiterhin positiv entwickelt. Wollen Sie dabei sein? Werden Sie Teil unseres dynamischen Teams, das sich mit Planungsfragen, Mobilität, Klimaschutz, Europa und weiteren spannenden Themen der Regionalentwicklung beschäftigt! Weitere Infos dazu finden Sie unter www.region-frankfurt.de . Der Regionalverband FrankfurtRheinMain ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Er führt auf zentralen Handlungsfeldern die Interessen seiner 80 Mitgliedskommunen zusammen und stimmt sie mit regionalplanerischen Belangen ab. Zu seinen hoheitlichen Aufgaben zählt die Aufstellung, Änderung und Aufhebung des Regionalen Flächennutzungsplans und des Landschaftsplans. Ferner schreibt der Regionalverband das Regionale Energiekonzept fort, fördert die regionale Zusammenarbeit und erarbeitet Strategien und Projekte für regionalbedeutsame Themen wie Mobilität, Digitalisierung und Fachkräftesicherung, um die wirtschaftliche Entwicklung und Wettbewerbsfähigkeit der Region zu stärken.

Profil

• Kommunikatives Allroundtalent mit abgeschlossener kaufmännischer Ausbildung oder Ausbildung zum/zur Bürokaufmann/-frau bzw. Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare Qualifikation. Erfahrung im Empfangs-/Sitzungsbetrieb oder im Hotel- und Gastronomiebereich; aktuelle Ersthelferausbildung
• Gute Englischkenntnisse und Kenntnisse in den gängigen MS Office Anwendungen
• Kenntnisse über handwerklich-technische Zusammenhänge und Veranstaltungstechnik
• Gute Außendarstellung, sicheres und gepflegtes Auftreten
• Teamfähigkeit und gute Dienstleistungs- und Serviceorientierung
• Besondere Beachtung der Vorschriften im Umgang mit Lebensmitteln
• Eigenverantwortliches Zeitmanagement und grundsätzliche flexible Bereitschaft zur Anpassung der Arbeitszeiten an den jeweiligen Sitzungs- und Veranstaltungsbedarf

Aufgaben

• In der Position der Empfangskraft (m/w/d) besetzen Sie den Besucherempfang sowie die Telefonzentrale und arbeiten im Sitzungsmanagement mit.
• Besetzung des Besucherempfangs / der Telefonzentrale:
• Empfang von Besuchern, Handwerkern etc. und ggf. Weiterhilfe bei Raumzuweisungen
• Entgegennahme und Weiterleitung von zentralen Anrufen, E-Mails, Sendungen und Paketen sowie Pflege des Empfangshandbuches + Ausgabe von Infomaterialien
• Aktualisierung der Telefonliste im Intranet + Verwaltung der Parkplatzbelegung
• Mitarbeit im Sitzungsmanagement:
• Beantwortung von Sitzungsraumanfragen + Reservierung von Sitzungsräumen
• In Vertretung oder mit unserem Hausmeister: Verantwortung für die rechtlich korrekte Planung und Durchführung von Sitzungen und Veranstaltungen im Dienstgebäude inklusive Bestuhlung von Sitzungsräumen, Bereitstellung, Auf- und Abbau, Einrichtung und Pflege der Sitzungstechnik wie z. B. Laptops, Beamer, Mikrofonanlage, sowie kompetente/r Ansprechpartner/in für die gesamte Dienststelle und Dritte (z. B. Dritte als Mitveranstalter, Gastreferenten, etc.) bei Sachverhalten, die die technisch-organisatorische Planung von Sitzungen und Veranstaltungen betreffen. Empfang und Beaufsichtigung des Wartungspersonals externer Firmen im gesamten Gebäude und für unterschiedlichste Gewerke
• In Vertretung oder mit unserer Servicekraft: Ein- und Abdecken der Sitzungsräume + Zubereitung von Heißgetränken gemäß Sitzungsmeldungen, Reinigung + Rückgabe des Sitzungsgeschirrs nach den Sitzungen, Bedienservice bei ausgewählten Veranstaltungen
• Vertretung für Poststelle + andere Aufgabengebiete der Zentralen Dienste:
• Post holen, sortieren, öffnen, stempeln, teilweise scannen + verteilen
• Ausgangspost frankieren, sowie Frankiermaschine abrechnen und aufladen
• Vertretung weiterer Aufgabengebiete der Zentralen Dienste nach Erfordernis und Weisung durch Vorgesetzte

Wir bieten

• Eine unbefristete Vollzeitstelle, deren Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD), bis zur Entgeltgruppe 7 TVöD erfolgt.
• Eine interessante, verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer offenen und kollegialen Arbeitsatmosphäre.
• Flexible Arbeitszeiten in Abstimmung mit dem Team hinsichtlich stattfindender Veranstaltungen, in Ausnahmefällen auch abends und an Samstagen.
• Neben den Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Betriebliche Altersvorsorge) bieten wir unseren Beschäftigten ein JobTicket Deutschland, die Zahlung eines freiwilligen Zuschusses zur Entgeltumwandlung sowie die Möglichkeit des Fahrrad-Leasings mit Bezuschussung an.

Regionalverband FrankfurtRheinMain