Sachbearbeiter/in (w/m/d) im Vorzimmer der Betriebsleitung beim Eigenbetrieb Immobilienmanagement

Wir sind verantwortlich für einen überwiegenden Teil der Immobilien der Wissenschaftsstadt Darmstadt. Als moderner Dienstleistungsbetrieb möchten wir moderne und klimafreundliche Liegenschaften für unsere Kundschaft betreiben.

Profil

• Eine abgeschlossene dreijährige Verwaltungsausbildung (z. B.: Verwaltungsfachangestellte/r, Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Langjährige einschlägige Berufserfahrung (ab 3 Jahre)
• Fundierte MS-Office-Kenntnisse
• Gute Kenntnisse in der Büroorganisation und Informationsverarbeitung
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit
• Hohe Identifikation mit den Zielen und Aufgaben des Eigenbetriebes
• Gute Kenntnisse der Verwaltungsstruktur der Wissenschaftsstadt Darmstadt
• Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität, Verantwortungsbewusstsein sowie gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Bildschirmtauglichkeit

Aufgaben

• Umfassende Beratung der Betriebsleitung in allen administrativen Angelegenheiten (inkl. Koordination von bestehenden Anfragen an die Amts-, Betriebs- und Verwaltungsstellen sowie selbständiger Erledigung von Vorgängen)
• Führung und Überwachung des Terminkalenders
• Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, Terminen und Veranstaltungen sowie Koordination der daraus entstehenden Arbeitsaufträge
• Koordination der jährlichen Betriebskommissionssitzungen und Protokollführung
• Erstellung der Sitzungsplanung im PARLIS
• Erstellung von Magistratsvorlagen im System und Überwachung der Beschlussfassungen
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie der zentralen Mailbox der Betriebsleitung
• Erledigung von allgemeinem Schriftverkehr
• Aufbereitung und Zusammenstellung der Unterlagen, Einholen von Stellungnahmen und Antwortentwürfen für die Betriebsleitung
• Erstellung von PowerPoint-Präsentationen
• Koordination fachbereichsübergreifender Angelegenheiten und Sonderaufgaben

Wir bieten

• Möglichkeit zur Fort- und Weiterbildung
• Flexible Arbeitszeiten
• Verantwortungsvolles und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• Arbeiten in interdisziplinären Teams
• Ausgezeichnete ÖPNV-Anbindung mit dem kostenlosen Jobticket Premium,
• > Standort des Arbeitsplatzes: Stadthaus West, Mina-Rees-Straße 12, 64295 Darmstadt

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